Bijna elk bedrijf worstelt met contractbeheer. Het is vaak een omslachtig en onoverzichtelijk proces. De gebruikers van de contractueel overeengekomen diensten werken vaak op verschillende afdelingen. Als een organisatie ook nog meerdere vestigingen heeft, kan zomaar ongemerkt de opzegdatum van een contract voorbijgaan. Dan wordt het contract automatisch, en daarmee mogelijk ongewild, verlengd.
Wie dagelijks met contracten en overeenkomsten te maken heeft, kent de ‘standaardprocedure’. Contracten verdwijnen in ringmappen op verschillende afdelingen en zijn vaak maar moeilijk terug te vinden. Niemand heeft nog overzicht, waardoor voorwaarden en looptijden zomaar over het hoofd worden gezien. Dit heeft tijdverspilling en onnodige kosten tot gevolg. Dat kan anders…
Veranderende kantooromgeving
Het feit dat we het overzicht binnen de kantooromgeving zijn kwijtgeraakt, heeft te maken met grote veranderingen in de kantooromgeving. Dit komt door de veranderende samenstelling van personeel en klanten. En van de behoeftes die zij met zich meebrengen. Bij diverse uitdagingen speelt de mens een grote rol.
- De hoeveelheid aan data die verwerkt of gebruikt moeten worden, neemt gigantisch toe. Mensen hebben bovendien van oudsher moeite met weggooien, dit geldt ook voor data.
- Uit onderzoek is gebleken dat mensen door de grote hoeveelheid aan informatie enorm veel kostbare tijd kwijt zijn aan het nutteloos zoeken naar informatie.
- Loyaliteit wordt steeds zeldzamer; er moet sneller en beter gereageerd worden op de markt, om te voorkomen dat de concurrent voordeel uit jouw trage reactie haalt en klanten afpakt.
- Veel processen worden nog steeds handmatig uitgevoerd. Medewerkers hebben vaak wel middelen tot hun beschikking, maar maken hier nog niet optimaal gebruik van.
- De wet- en regelgeving wordt alleen maar complexer en veeleisender. Als je hier als organisatie niet aan voldoet, dan wachten hoge boetes of andere gevolgen zoals reputatieschade of afname in omzet.
Afspraken
In de huidige transitie binnen bedrijfsomgevingen kan digitalisering een grote rol van betekenis spelen. Contracten zijn een belangrijke basis van economisch handelen in een bedrijf. Ze definiëren vastgelegde afspraken en verplichtingen tegenover klanten en dienstverleners op het gebied van bijvoorbeeld samenwerking of arbeidsverhoudingen. Veel bedrijven beginnen daarom met het digitaliseren van hun contractbeheer.
Absolute dataveiligheid
Middels digitaal contractbeheer behoud je het overzicht over alle taken en belangrijke data voor alle lopende contracten. Verantwoordelijke medewerkers krijgen ruim van tevoren een melding dat zij contracten moeten evalueren en aanpassen. Dit heeft grotere transparantie en lagere kosten tot gevolg.
Een slim autorisatieconcept zorgt ervoor dat onbevoegden geen toegang hebben tot belangrijke bedrijfsinformatie. Met digitaal contractmanagement hebben alleen díegenen met de juiste rechten toegang tot specifieke data en contracten. Absolute dataveiligheid is hiermee gegarandeerd. Daar kan geen papieren archief tegenop!
Natuurlijk moet de organisatie hier wel klaar voor zijn. Je zult alle processen in kaart moeten brengen om vervolgens te kunnen automatiseren. Hiermee word je in staat gesteld om risico’s te verminderen en beheersen. Samenwerking en communicatie zijn misschien wel de belangrijkste factoren voor goed contractmanagement!
Bekijk hier het webinar over dit onderwerp.
Jeffrey Muller is werkzaam als Business Development Expert ITS bij Konica Minolta Business Solutions
