Een investering in een oplossing voor wagenparkbeheer draagt bij aan het verbeteren van de veiligheid, een vermindering van de kosten en een verhoging van de efficiëntie. Voordat organisaties van start gaan met de aankoop, is het echter belangrijk om na te gaan welke oplossing het meest geschikt is voor het wagenpark. De onderstaande 5 stappen helpen hierbij.
1. Bepaal uw prioriteiten
Wat is de meerwaarde van de keuze voor een oplossing voor wagenparkbeheer? Het is verstandig om te bepalen welke voordelen van voertuigtelematica prioriteit zijn voor de organisatie.
- Efficiënter plannen en meer controle: Voertuigtelematica biedt continu locatie-inzicht voor efficiënter plannen, betere controle en nauwkeurige administratie.
- Hogere productiviteit en meer veiligheid: Routeoptimalisatie en verkeersinformatie verhogen de productiviteit en veiligheid van chauffeurs.
- Lagere brandstof- en onderhoudskosten: Toegang tot chauffeursprestaties en onderhoudsalerts leidt tot lagere brandstof- en onderhoudskosten.
- Nauwkeurige administratie: Geautomatiseerde rittenregistraties integreren salarisadministratie en facturering, en verminderen papierwerk en geschillen.
2. Betrek collega’s bij het beslissingstraject
Neem alle betrokkenen zo vroeg mogelijk mee in het proces. Zorg ervoor dat chauffeurs of hun vertegenwoordigers, die de oplossing dagelijks zullen gebruiken, de voordelen begrijpen. Luister ook naar feedback en adresseer zorgen over veiligheid en privacy.
3. Verzamel informatie van leveranciers
Nadat de keuze is gemaakt voor een passende oplossing, is het tijd om rond te kijken. Neem contact op met de leveranciers van deze oplossingen. Vertel over de doelstellingen en vraag vervolgens om een voorstel voor de oplossing waarvan zij denken dat deze het beste bij de organisatie past. Dit is niet alleen de eenvoudigste manier om aan informatie te komen, het geeft ook een goed beeld van hoe de leverancier klanten beheert. Dit wordt een langdurige relatie, dus de kwaliteit van de dienstverlening kan net zo belangrijk zijn als de software zelf.
4. Maak een shortlist
Maak na het ontvangen van de verschillende voorstellen een shortlist van de mogelijke oplossingen voor wagenparkbeheer. Vraag verdere informatie van de leveranciers op deze shortlist over de volgende kernelementen van de voorgestelde oplossing:
- GPS voertuigvolgsysteem
- Analyse rijvaardigheden
- Professionele navigatie
- Personeelsbeheer
- Geofencing
- Rapportage
Ga proactief op onderzoek uit. Vraag naar demo’s, neem contact op met eventuele referenties van de leverancier en grijp elke kans aan om het systeem uit te proberen. Bekijk welk voorstel de beste uitkomst biedt voor de lange termijn. Overleg ook met de IT-afdeling wat eventuele vragen zijn over hardware en software, gegevensbeveiliging en privacy, apps en integraties van derden. Een alles-in-één oplossing kan het besluitvormingsproces vergemakkelijken.
5. Leg afspraken vast in een contract
Nadat het besluit is genomen, regelt de leverancier, in overleg met de klant, de planning, installatie, training en service. Een contract bevat overeenkomsten over onderhoud en garantie. Daarnaast is het verstandig om via een aparte regeling afspraken te maken over dataprivacy en hierin vast te leggen wie toegang heeft tot welke data en waarom.
Deze fase is bepalend voor de leveranciersrelatie. Het is het begin van een langdurige samenwerking waarin persoonlijke aandacht, professionele ondersteuning en continu verbeteren de sleutel tot succes zijn.
Lucas Avink, Head of Sales bij Webfleet Benelux
