Home Ondernemen & Business Big Data, of: wat we kunnen leren van de ouderwetse mailbox?

Big Data, of: wat we kunnen leren van de ouderwetse mailbox?

51
dainamics

Het is nog maar een paar jaar geleden dat de IT-beheerder van het bedrijf waar ik werkte, medewerkers regelmatig een dwingend mailtje stuurde. “Uw mailbox is te vol, gooi berichten weg of sla bijlages op buiten de inbox.” Door de fors gedaalde prijs van opslag werden mailboxen groter in omvang. Daarnaast werd juist deze opslagdienst al in een vroeg stadium overgezet naar een SaaS of Cloud-service.
Toch had de oude situatie ook een voordeel: ‘oude’ berichten werden na het vermanende bericht toch nog eens bekeken, zware documenten op een centrale plek opgeslagen. En vaak ontdekte je nog conversaties die door onoplettendheid stokten en dan alsnog werden afgerond.

Sterker nog: een dergelijke mail van de systeembeheer leidde steevast tot een lichte omzetplus in die maand doordat medewerkers geconfronteerd werden met nog niet verzonden facturen aan klanten. Tegenwoordig zouden we zeggen: passieve of ‘dark’ data werd actief gemaakt of verwijderd.

Met dat beeld voor ogen moet er tegenwoordig veel moois en relevants verstopt zitten in bijna elke mailbox. Dat is niet zonder risico en (opslag)kosten. Zo zullen bepaalde documenten zich in meerdere boxen bevinden – maar wellicht in verschillende versies. Maar evengoed is het mogelijk dat een belangrijk contract zich in de box bevindt van die ene medewerker, die al enige tijd ziek is…

 

Een situatie die ik hier in het klein schets als het gaat om een redelijk volwassen geworden dienst als e-mail, is natuurlijk ook te vertalen naar het moderne begrip Big Data. De term is het buzzwoord van deze tijd. Een search op Google levert ruim 1,8 miljard hits op.

Uit het eerste deel van deze blog blijkt al dat data op zich – ongeacht of er ‘big’ voor staat of niet – eigenlijk maar een beperkte waarde hebben. Je zult uit die enorme berg data échte informatie moeten halen. En je zult protocollen moeten ontwikkelen (en uitvoeren!) om gegevens die niet relevant zijn of die meerdere keren in systemen staan opgeslagen, te dedupubliceren. Net als bij de mailbox leidt dode data zo tot levende kennis. En net als bij het waarschuwingsmailtje van de systeembeheerder destijds, klagen ondernemingen nu over de back-ups, het archiveren, het rapporteren. Dat alles kost geld en tijd zonder dat het doel wordt bereikt: informatie uit data halen.

Indexering zorgt voor informatie
Een van de belangrijkste technieken in dit verband is een goede indexering. Content indexing maakt het mogelijk om data niet alleen op basis van de naam van een file of het onderwerp van een e-mail te doorzoeken, maar ook effectief op basis van content. Het ingeven van keywords maakt de resultatenlijst korter en relevanter. Je kunt bijvoorbeeld een bepaalt type file kiezen of uitsluitend e-mails van een bepaalde businessunit, of e-mails die niet ouder zijn dan drie maanden.

Denk ook eens aan de servers van bijvoorbeeld grote retailketens. Die slaan de scangegevens van hun klanten op, wat een gigantische berg logfiles oplevert. Stel dat je die data op content kunt indexeren, zodat de retailer weet wie wat wanneer koopt. Die kan zijn retailaanbod en marketingcommunicatie dan echt afstemmen op de persoon. Dàt is informatie die nuttig is en meerwaarde oplevert. De retailer heeft een beter zicht in individuele kooppatronen en de consument is tevreden, omdat hij relevante reclame ontvangt.

Back-up moet meer zijn dan een verzekering
Vroeger werd back-upsoftware enkel door back-up-administrators gebruikt. Zij maakten back-ups, archiveerden of recycleerden data en maakten rapporten. De eindgebruiker merkte daar niks van. Back-ups maken werd en wordt gezien als een verzekering. Maar net zoals met je autopolis ga je zo’n verzekering pas op waarde schatten wanneer er iets ernstigs gebeurt. Stel nu dat je uit die back-up meerwaarde zou kunnen halen. Meerwaarde in de vorm van informatie die terugvloeit naar de gebruikers. Ook hier is de kern: content indexing. Slimme systemen geven de  eindgebruiker een interface waarmee hij snel en efficiënt uit de bedrijfsservers de data kan halen, die hij nodig heeft. Zo groeit Big Data uit tot Big Relevance!

Michiel von der Crone – Director Field Advisory Services Team EMEA bij CommVault

Een deel van deze publicatie verscheen eerder op datanews.be. – Tonie Meesdom

LAAT EEN REACTIE ACHTER

Please enter your comment!
Please enter your name here