Eind vorig jaar heeft Minister van Financiën Vincent Van Peteghem een wetsvoorstel voorgelegd aan het parlement over de verplichte invoering van digitale facturatie (e-invoicing) tussen ondernemingen vanaf 1 januari 2026. Dit wetsvoorstel werd op 1 februari goedgekeurd in het parlement. Van Peteghem hoopt hiermee onder meer een extra stap te zetten richting administratieve vereenvoudiging. Roel Verbeeck, ceo van Ixor, staat helemaal achter deze ambitie en raadt bedrijven zelfs aan om snel in te stappen.
Natuurlijk is het wetsvoorstel van minister Van Peteghem ook een manier om meer staatsinkomsten uit BTW te halen: als alles langs een centraal kanaal passeert, is het veel eenvoudiger om een volledig overzicht te hebben van alle BTW-plichtige activiteiten. Maar dat betekent niet dat je hier als onderneming wantrouwig naar moet kijken. Deze ingreep treft immers enkel wie slechte bedoelingen zou hebben met zijn BTW-aangiften.
Bovendien heeft de verplichte digitale facturatie ook heel wat voordelen voor elke onderneming. Voordelen die vooral te danken zijn aan de keuze van ons land om het Europese Peppol-netwerk te omarmen als platform voor uitwisseling van facturen en facturatiegegevens.
Peppol (kort voor: ‘Pan-European Public Procurement Online’) is een netwerk met open standaarden om facturen en andere zakelijke documenten uit te wisselen met handelspartners uit heel Europa, en daarbuiten. Het bevat een protocol om facturen, maar ook bijvoorbeeld bestelbonnen en ontvangstbevestigingen, veilig uit te wisselen tussen bedrijven en overheden. Elk bedrijf beschikt over een eigen Peppol-adres van waaruit facturen of andere documenten worden verstuurd, met de nodige beveiliging. Omdat zender en ontvanger gebruikmaken van hetzelfde protocol kunnen facturen sneller en meer automatisch worden verwerkt, tegen een lagere kostprijs.
De keuze van de Belgische overheid voor Peppol kan op de goedkeuring van heel wat betrokken partijen rekenen. Veel organisaties – Agoria, Voka, Unizo en andere – zijn blij met de keuze. Ook op Europees niveau zou België een belangrijke rol kunnen spelen in de implementatie van gestandaardiseerde facturatie in andere Europese landen, gezien haar rol als voorzitter van de Raad van de Europese Unie in de eerste helft van 2024. Er zijn nog wel wat bedenkingen bij de praktische gevolgen. Eenvoudigweg een factuur vanuit een Word-document of Excel-bestand genereren en mailen zal niet meer voldoende zijn. Als je een factuur veilig wilt versturen, moet die gestructureerd zijn en via het Peppol netwerk verstuurd worden. Daarvoor heb je een access point nodig, en hiervoor zal je een beroep moeten doen op een dienstverlener die dit voor jou regelt. Om bedrijven te ondersteunen in deze transformatie, heeft de federale overheid sinds januari twee fiscale tegemoetkomingen voorzien: een verhoogde investeringsaftrek van 120 procent voor digitale investeringen en een tijdelijke verhoogde kostenaftrek van 120 procent voor de kosten om factureringspakketten te huren en voor advieskosten.
Ik durf dus alle bedrijven van harte aan te raden om zo snel mogelijk tot digitale facturering over te gaan, om verschillende redenen. De eerste is dat je inderdaad werkt over een beveiligde verbinding. Daardoor hoef je niet meer te vrezen voor onderschepping van facturen of gegevens. Bovendien weet je dat de documenten die je via Peppol bereiken, authentiek zijn en dus geen vorm van oplichting kunnen zijn.
Daarnaast biedt dit platform nog heel wat andere mogelijkheden, die een meerwaarde kunnen betekenen voor jouw onderneming. Je kan bijvoorbeeld standaard een bewijs van ontvangst vragen zodat je weet dat de klant effectief het bestand heeft ontvangen. De ontvanger kan ook bijvoorbeeld automatisch aangeven dat hij of zij de factuur heeft aanvaard, of dat ze in het goedkeuringstraject is gestuurd. Er kan ook al een betalingstermijn worden aangegeven, wat zorgt voor meer gemoedsrust en een betere financiële bedrijfsvoering.
De keuze voor een platform met een open standaard biedt ook andere mogelijkheden, niet alleen voor de bedrijven die het systeem zullen gebruiken, maar ook voor kleinere en innovatieve bedrijven. In andere landen kan het gebrek aan regelgeving rond e-invoicing leiden tot een monopolie voor de grote bedrijven, zoals SAP, Oracle of Microsoft die door hun grootte hun standaard kunnen opdringen. Met deze regelgeving in België krijgt klein en groot een gelijke kans, en kan je dus veel toepassingen en processen zien ontstaan die anders nooit het daglicht hadden gezien. Open standaarden als motor van innovatie, het is niet de eerste omgeving waar dit gebeurt en het zal ook niet de laatste zijn.
Tot slot wordt ook het internationaal betalingsverkeer sterk vereenvoudigd op deze manier. Alle bedrijven die op Peppol zijn aangesloten, binnenlands of buitenlands, zijn even makkelijk bereikbaar om facturen te verzenden en ontvangen, met instelling van de juiste parameters uiteraard. Op die manier gaan de deuren voor internationaal zakendoen weer net iets wijder open.
De verplichting voor e-invoicing ligt nog bijna twee jaar van ons af. Maar wie het bovenstaande leest, raakt hopelijk even overtuigd als ik dat dit een hoogst onnodige deadline is. Hoe eerder je hier de vruchten van kan plukken, hoe beter.
Roel Verbeeck, CEO van het Mechelse digitale innovatiebedrijf Ixor,
