In theorie klinkt de open kantoortuin zo mooi: het biedt de vrijheid voor spontane samenwerkingen, zorgt voor diepere connecties met collega’s en levert betere prestaties op. Het stereotype van de ‘cubicle’ is vervangen door lichte, gastvrije, ruime werkomgevingen, die – als je echt geluk hebt – ook nog eens zijn voorzien van komkommerwater en hangmatten.
In de praktijk zijn veel werknemers echter gefrustreerd door de functionele problemen die bij zo’n open kantoor komen kijken. De kans dat je je collega’s geïrriteerd ziet kijken door al die afleidingen om hen heen is groter dan dat ze vol energie rondlopen door alle inspirerende gesprekken, koffiemomenten en brainstormsessies.
Daardoor bevinden veel organisaties zich in een dilemma: werknemers vinden de esthetiek en de vibe van een open kantoor prettig, maar door al die afleidingen krijgen ze wel een stuk minder gedaan. Meer dan de helft van de 5.151 mensen werkzaam op een kantoor die we dit jaar ondervraagd hebben, erkent dit probleem. De meerderheid geeft de voorkeur aan een gedeeld open kantoor (met name jongere generaties), maar tegelijkertijd is een derde van de respondenten altijd of heel vaak afgeleid.
Wie is verantwoordelijk?
Medewerkers willen natuurlijk oplossingen voor hun dagelijkse frustraties. Maar het is niet altijd duidelijk wie in staat is om de omstandigheden in zo’n kantoortuin te verbeteren. Moeten ze hiervoor bij hun directe manager zijn? Zijn de ergernissen groot genoeg om ermee naar een HR-manager te stappen? Is er een facility-afdeling om mee te praten over de herinrichting van de kantoorruimte?
Uit ons onderzoek blijkt dat ongeveer de helft van de medewerkers (53 procent) hun directe manager verantwoordelijk houdt voor het oplossen van de problemen rond het open kantoor, terwijl ongeveer een derde ook naar HR of facility kijkt.
In de meeste gevallen is het een gemiste kans dat medewerkers niet direct naar de afdeling stappen die de grootste verandering teweeg kan brengen: de IT-afdeling. Technologie is onderdeel van het hele bedrijf, en het IT-team heeft ownership van en toegang tot technologieën en tools die afleidingen op het gebied van geluid kunnen verminderen – en zo de kantoortuinervaring revolutioneren.
IT kan het voortouw nemen
Het creëren van een kantooromgeving waar iedereen op een productieve manier kan (samen)werken, is een belangrijk element van digitale transformatie. IT heeft een goede positie om een organisatie te helpen bij het bereiken van meer focus en meer productiviteit en om werknemers tevredener te maken.
De beste eerste stap is het maken van een holistisch plan. Door samen te werken in een crossfunctioneel team, zoals HR en facilitymanagement, kan een gedeelde visie en strategie gecreëerd worden voor de manier waarop een organisatie haar mensen en werkplekken uitrust. Om uiteindelijk te zorgen voor een open kantoor, vrij van geluiden en afleiding, dat tegelijkertijd een bron van productiviteit is.
Creëer open werkplekken, verrijkt met tech
Open kantoren verrijkt met tech zijn de sleutel tot het creëren van de ultieme werkplek waar iedereen op een productieve manier kan (samen)werken. Met een breed scala aan technologieën, zoals noise-cancelling headsets, huddle room setups en zelfs biophilia-geluiden (een combinatie van natuur en technologie), creëer je een werkplek die voor iedereen werkt.
Bepaal eerst de meest cruciale use-cases, en probeer voor deze medewerkers de optimale oplossingen te vinden. Bedrijven beschikken steeds vaker over ruimtes als huddle rooms en kleine booths, voorzien van audio, video en platformen voor het delen van content. Toch is maar 2 procent van deze ruimtes uitgerust met apparatuur voor videoconferenties, wat vaak leidt tot DIY-oplossingen waarbij alle deelnemers achter één laptop moeten kruipen. Voor ultieme samenwerking zijn kwalitatieve audio- en video-ervaringen een must.
Nieuwe technologieën maken videosamenwerking makkelijker dan ooit, zonder dat hier een formele conferenceroom voor ingericht hoeft te worden. Oplossingen als de plug-and-play Poly Studio USB-soundbar zorgen ervoor dat HD-audio en uitzonderlijke videokwaliteit niet langer zijn voorbehouden aan de boardroom, want zelfs de kleinste ruimtes kunnen hiermee voorzien worden.
Speakertracking
Voor het verminderen of beperken van afleidingsgeluiden, en dus voor professioneel klinkende communicatie, zijn er ook technologieën als NoiseBlock- en Acoustic Fence. En technologie met automatische speakertracking focust automatisch op wie er aan het woord is, met een extra breed gezichtsveld van 120 graden.
Voor individuele medewerkers bieden professionele headsets – zoals de nieuwe Poly Savi en Voyager-reeks – Active Noise Cancelling-features (ANC) om de stem van de gebruiker te optimaliseren terwijl afleidende achtergrondgeluiden worden beperkt. Zo kunnen medewerkers in compacte, drukke omgevingen als contactcenters blijven werken zonder afgeleid te raken of in te leveren op audiokwaliteit. Bovendien hebben ze hiermee de flexibiliteit om overal deel te nemen aan meetings, waar ze ook zijn – vanaf hun werkplek, vanuit huis, onderweg of op een vliegveld. Allemaal voorzien van kwalitatief hoogstaande communicatie.
Ontdek meer mogelijkheden van tech
De meest visionaire IT-teams kunnen open kantoren nog verder optimaliseren met akoestiekoplossingen die gebruikmaken van audio en visuals geïnspireerd op de natuur, in combinatie met slimme software die geluiden uit de hele ruimte beperkt, en zo concentreren en samenwerken makkelijker maakt.
Het is tijd dat organisaties overstappen naar een meer strategische aanpak voor slimmer werken in open kantoren, zodat medewerkers productiever zijn – en dus winstgevender.
Met de juiste support van de directie en door nauw samen te werken met andere afdelingen, hebben IT-teams de positie om de kar te trekken in de revolutie in de kantoortuin. En werk en samenwerking zo voor iedereen effectiever te maken, met technologie als facilitator van het dagelijks werk.
Paul Clark, SVP & Managing Director bij Poly
