CORPUS, een interactieve en educatieve experience dat bezoekers meeneemt op een reis door het menselijk lichaam, heeft zijn bedrijfsprocessen geoptimaliseerd met de workforcemanagementsoftware van Dyflexis. Deze oplossing verbetert de personeelsplanning aanzienlijk en maakt datagedreven beslissingen mogelijk.
CORPUS ontvangt jaarlijks meer dan 200.000 gasten, mede ook dankzij alle conferenties en evenementen die ze organiseren. Het team bestaat uit bijna 40 vaste medewerkers en 85 flexwerkers. Deze medewerkers zijn verdeeld over 7 verschillende operationele afdelingen, die allemaal verschillende diensten en werktijden kennen.
Complexe planning
Omdat CORPUS verschillende openingstijden heeft op weekdagen en in het weekend, werken ze met acht verschillende standaardschema’s. Elke week kiezen ze het schema dat het beste past bij de capaciteit van het personeel en de verwachte drukte. Het spreekt voor zich dat de evenementen geen standaardtijden kennen, dus daarvoor maakt CORPUS altijd roosters op maat. Het opstellen van een effectieve planning was dus een complexe taak. CORPUS gebruikte hiervoor spreadsheets, maar dat was veel werk en gaf ook geen duidelijk beeld van de personeelsbezetting.
Workforcemanagementsysteem
Met het workforcemanagementsysteem van Dyflexis vond CORPUS een oplossing voor deze uitdagingen. Met deze software kan het museum de personeelsplanning optimaliseren. Het museum kan daarbij rekening houden met de beschikbaarheid van medewerkers en de wisselende behoeften van de verschillende afdelingen.
Het Dyflexis-systeem maakt het bijvoorbeeld mogelijk om werktijden af te stemmen op de bezoekersstromen. Bezoekers eindigen hun reis op de bovenste verdieping. Het is dan ook logisch dat de medewerker bij dat onderdeel later in de ochtend start. Het omgekeerde geldt aan het einde van de dag: de medewerker op de eerste verdieping kan eerder naar huis. Dankzij de inzichten die Dyflexis biedt, kan CORPUS zijn medewerkers efficiënter inzetten. Dat leidt weer tot aanzienlijke besparingen op de personeelskosten.
Rust en vertrouwen
Jannes Aalders, CEO bij CORPUS: “Dyflexis was precies de verbetering die we nodig hadden. Nu is het roosteren eenvoudig, snel en georganiseerd. Al onze operationele medewerkers, de technische afdeling en de financiële afdeling gebruiken het kloksysteem van Dyflexis. Hiermee weten we precies wie wanneer aanwezig is. We kunnen ook efficiënt uren goedkeuren. Dat geeft ons inzicht in de personeelskosten en de door de afdelingen gemaakte uren.”
Strategische inzichten
CORPUS maakt sinds kort gebruik van de geavanceerde dashboard- en rapportagefuncties van Dyflexis voor het optimaliseren van de verkoop. Door de verkoopgegevens te koppelen aan externe factoren zoals het weer, kan CORPUS de ticketprijzen aanpassen aan de omstandigheden. Zo kunnen zij bijvoorbeeld de prijzen verlagen als het mooi weer is, aangezien er dan altijd minder bezoekers zijn. Ook kan CORPUS rekening houden met zaken die de ticketprijzen beïnvloeden, zoals inflatie, energiekosten, pensioen- en personeelskosten. Met deze data kan CORPUS gebieden identificeren waarmee kostenbesparingen zijn te realiseren. Daarnaast kunnen zij zakelijke beslissingen nemen op basis van feitelijke informatie. Deze strategische inzichten zijn essentieel voor toekomstige groei en uitbreiding, onder meer voor nieuwe locaties in China, Orlando, Houston en elders in Europa.
