Home Klantcases Movares maakt met Power PDF Advanced veilig gebruik van PDF documenten

    Movares maakt met Power PDF Advanced veilig gebruik van PDF documenten

    Nuance Communications,

    Aangezien Acrobat X eind 2015 niet meer ondersteund werd door Adobe, waardoor er geen security updates meer beschikbaar kwamen, moest Movares zoeken naar een alternatief.

    Na een pilot met vier verschillende producten kwam Nuance Power PDF Advanced als beste uit de bus. Dat deze overstap ook een financiële besparing opleverde was mooi meegenomen.

    Movares behaalde over 2015 met circa 1100 werknemers een omzet van € 133 miljoen en een bedrijfsresultaat van € 6,4 miljoen.

    Beveiliging groot probleem

    Uiteraard is nauwkeurige, veilige en goed beheerbare informatie voor een kennisintensief en innovatief bedrijf als Movares van levensbelang. Wim Bulten, procesmanager ICT: “PDF is in onze bedrijfstak het standaard uitwisselformaat. Wij gebruikten al jarenlang organisatiebreed Acrobat X Standard alsmede voor 75 geavanceerde pdf gebruikers de duurdere Acrobat X Pro. Om Acrobat echter goed beveiligd te houden waren regelmatig security updates nodig en dat betekende voor de IT afdeling een forse beheerlast. Vanaf 17 november 2015 zou Adobe op versie X geen ondersteuning meer bieden waardoor er geen security updates meer beschikbaar zouden komen. Dat vonden wij een groot probleem. Wij zijn een ingenieursbureau die veel met PDF documenten werkt en  omdat Acrobat wereldwijd veel wordt gebruikt is het erg vatbaar voor malware en virusbesmettingen.”

    Voorjaar 2015 heeft Movares ter vervanging van Acrobat X een pilot in de Movares productie omgeving uitgevoerd door met vier verschillende producten te werken; naast Power PDF Advanced ook Acrobat DC,  Bluebeam Revu en Foxit Phantom PDF. Power PDF Advanced kwam uit de pilot als beste uit de bus, zowel qua functionaliteit als prijs.

    Meerwaarde

    Belangrijk voordeel van Power PDF Advanced is het gebruiksgemak. De user interface en menustructuur lijken sterk op die van Microsoft Office. Bulten: “De meesten konden er vlot mee werken, we hoefden geen cursussen te ontwikkelen. Ik heb alleen een aantal inloopsessies georganiseerd en de regiokantoren bezocht. Ik heb uitgelegd waarom we Acrobat door Power PDF Advanced hebben vervangen. Daarnaast heb ik de meerwaarde van Power PDF Advanced laten zien met een demonstratie van zo’n 15 functionaliteiten. Zo is de documentbeveiliging makkelijk te regelen, uiterst belangrijk. Daarnaast kunnen opmerkingen via het opmerkingen venster makkelijker geplaatst en onderhouden worden. Interessant is verder de context-gerelateerde zoekfunctie die prima werkt. Door in het overzicht op het gezochte item te klikken spring je direct naar de betreffende plek in het document. Ook de functie voor het vergelijken van tekst tussen twee documenten is een heel sterke feature. Als je bijvoorbeeld twee versies van een uitgebreid rapport hebt dan worden die in Power PDF Advanced naast elkaar getoond en zijn de tekstuele verschillen duidelijk aangegeven.”

    Aanpalend noemt Bulten de mogelijkheid van Power PDF Advanced om documenten heel eenvoudig per pagina, als ware het een PowerPoint diavoorstelling, via een beamer of op een TV te kunnen presenteren.

     

    Groot organisatievoordeel is dat de Power PDF Advanced omgeving veel minder bug fixes en security updates nodig heeft. Bulten: “Daar zat vroeger met Acrobat veel werk aan; al die security updates en fixes moesten weer in de hele organisatie worden uitgerold. Power PDF Advanced is echter een veel stabieler platform en dat was voor ons van doorslaggevende betekenis. Door de lagere update frequentie is ook de beheerlast veel minder geworden. Verder krijg ik signalen dat door de extra functionaliteiten en het grotere gebruiksgemak van Power PDF Advanced onze bedrijfsprocessen soepeler verlopen. En last but not least: de bedrijfsbrede vervanging van Acrobat X Standard en deels Acrobat X Pro door Power PDF Advanced (1150 licenties) bleek financieel ook heel aantrekkelijk; over een periode van 3 jaar levert ons dat een besparing op van ongeveer € 130.000,-  in vergelijking met een bedrijfsbrede upgrade van Acrobat X naar Acrobat DC. Dit maakte de businesscase voor Power PDF Advanced natuurlijk bijzonder interessant.”

    Uitdaging:
    -Veilige, gebruiksvriendelijke en krachtige verwerking van PDF documenten

    Oplossing:
    -Toepassing van Power PDF Advanced voor alle interne en externe publicaties

    Resultaat:
    -Beveiliging tegen met malware gecompromitteerde PDF documenten

    -Veel minder security updates en bugfixes

    -Groter gebruiksgemak en meer functionaliteit waardoor soepeler bedrijfsprocessen