Home Innovatie & Strategie Voorkom ‘thuis-ruis’: vijf tips voor een aangename thuiswerkplek

Voorkom ‘thuis-ruis’: vijf tips voor een aangename thuiswerkplek

25
thuiswerken

‘De werkvloer’ is allang geen vastomlijnd begrip meer. Van individuele stilteruimtes tot open kantoortuinen en van het lokale koffiebarretje tot thuis aan de eettafel: werken kan overal. Maar nu zoveel bedrijven hun werknemers vragen om thuis te werken, is de roep om verbeterde faciliteiten voor de flexibele werkplek groter dan ooit. Hoe pak je dat nu het beste aan als werkgever? Hoe help je werknemers hun productiviteit te behouden – ook als ze thuis werken?

thuiswerken

‘Thuis-ruis’

Werknemers die thuiswerken, ruilen het ergonomische bureau op kantoor vaak in voor een keukentafel met de verkeerde bladhoogte, met rugklachten tot gevolg. Hun documenten zijn wellicht niet zo goed toegankelijk vanaf hun mobiele device en de internetfaciliteiten niet altijd zo goed als op kantoor. En achtergrondgeluiden zoals spelende kinderen in de tuin kunnen er tijdens een call voor zorgen dat werknemers moeilijk te verstaan zijn of dat ze informatie mislopen omdat ze hun gesprekspartner niet goed kunnen volgen.

Er zijn gelukkig voldoende maatregelen te treffen om overlast of ruis op de thuiswerkplek tot een minimum te beperken voor je werknemers. Dankzij deze vijf tips maak je iedere werkplek – waar dan ook – weer productief en vooral aangenaam:

1 Vind de ideale partners en werk aan een holistisch plan

Samenwerken is key. Stel een multifunctioneel team samen om een gedeelde visie op flexibel werkgeverschap en een strategie te ontwikkelen, met daarin business- en technologieoplossingen voor een werkplek met minder hinder en meer comfort. Stel jezelf de vraag hoe je werknemers zich beter kunnen focussen en productiever kunnen werken.
 Het is hierbij belangrijk om met verschillende afdelingen, zoals IT en HR, te luisteren naar de pijnpunten van werknemers. Om tot oplossingen te komen die door het hele bedrijf heen kunnen worden geïmplementeerd, moet er samen worden nagedacht over welke effecten de thuiswerkomgeving heeft op iedere werknemer. Denk hierbij niet alleen aan verschillende functies en taken, maar ook aan verschillende thuiswerkscenario’s (aparte werkkamer, een gezin et cetera). Werk vervolgens in een matrix voor iedere functie en situatie uit wat nodig is om zo productief mogelijk te kunnen werken.

2 Luister naar je werknemers en leer van hen

Wil je weten welke hinder of afleiding je werknemers ervaren? Vraag het hun gewoon! Je werknemers vormen immers de kern van je organisatie, en als je begrijpt hoe ze zich voelen, ben je al een stap dichter bij een optimale werkomgeving.

Daarnaast kunnen je werknemers je essentiële informatie geven waar je zelf wellicht nog niet aan gedacht had. Bijvoorbeeld over welke systemen en devices zij of hun klanten gebruiken. Je kunt daar je oplossingen op aanpassen.

3 Ga op zoek naar passende oplossingen

Als je in kaart hebt gebracht welke functies en welke thuiswerkomgevingen vragen om welke oplossingen,  is het aan te raden zoveel mogelijk informatie te verzamelen over de verschillende technologieën en ‘best practices’ waarmee jouw organisatie om kan gaan met bijvoorbeeld geluidshinder en andere ruisveroorzakers.

Sommige oplossingen liggen voor de hand: werknemers die last van licht in hun ogen hebben, kun je bijvoorbeeld vragen om – indien mogelijk – met de rug naar het raam te gaan zitten en zo het knijpen met de ogen en de hoofdpijn als gevolg daarvan te helpen voorkomen. Maar niet iedere veroorzaker van ruis kun je even eenvoudig ‘elimineren’. Wie bijvoorbeeld niet over een aparte werkruimte beschikt, kan last hebben van andere gezinsleden of huisgenoten. Zij kunnen veel baat hebben bij een noise cancelling-headset. Denk ook eens aan plug-and-play USB-videobars of videoconferencing-oplossingen met speaker tracking, geluidsonderdrukking en content-sharing-toepassingen voor hen die wel de beschikking hebben over een kleine (werk)ruimte. Zo wordt thuiswerken en communiceren een stuk aangenamer.

Unified Communications

Is het niet bekend met welke devices en communicatiesystemen je werknemers of hun klanten werken, dan is het denkbaar dat je oplossingen kiest die Unified Communications ondersteunen. Denk aan connectiviteitsoplossingen die je aan meerdere apparaten kunt koppelen zoals een vaste telefoon, pc, Mac of mobiele telefoon. Of aan videoconference-oplossingen waarmee je draadloos content kunt delen vanaf elk device via Apple Airplay, Miracast of een speciale contentapp. Er zijn ook communicatieproducten waarvoor helemaal geen computer nodig is, zoals één enkel apparaat waarbij handige toepassingen als Amazon’s Alexa via stembediening te bereiken zijn en vergadersoftware zoals Microsoft Teams en Zoom al zijn geïntegreerd.

Tot slot is het belangrijk om over ondersteunende software na te denken. Je IT-afdeling kan hierbij meedenken. Niet alleen als het gaat om integratiemogelijkheden, maar ook bij Remote Management: software waarmee IT-beheerders hardware op afstand kunnen volgen en helpen het beheer ervan te stroomlijnen, inclusief firmware-updates en policy-compliance.

4 Bied trainingen aan

Trainingen zijn essentieel om het maximale uit je investeringen te halen. Laat werknemers zien hoe ze ergonomische hulpmiddelen moeten instellen en hoe ze met voldoende afwisseling in houding en beweging al een wereld van verschil kunnen maken. Toon werknemers hoe ze audio- en videovergaderingen kunnen organiseren met mensen die zich zowel binnen als buiten het kantoor bevinden en leer managers hoe ze het beste een virtuele meeting leiden. Alleen zo haalt iedereen voordeel uit de aangeboden faciliteiten.

5 Bepaal je benchmark en stuur hier op aan

Hoewel een holistische aanpak wordt geadviseerd, kleeft daar ook een nadeel aan: de ROI ervan is lastig te bepalen. Een oplossing kan zijn om metrics rond verschillende aspecten van je bedrijf te integreren in je meetmethode. Vraag in interne tevredenheidsenquêtes bijvoorbeeld feedback over zaken zoals (thuis)werkplekken en beschikbare technologieën. Zo ben je helemaal op de hoogte van de ervaringen van je werknemers.

Urgentie

Het meetbaar maken van werknemerservaringen helpt je bovendien de urgentie van investeringen inzichtelijk te maken. Want hoewel veel bedrijven wel weten dat flexibele werkplekfaciliteiten nodig zijn, beperkt een groot deel zich nog altijd tot de inrichting van de eigen fysieke werkvloer. En zelfs daar valt nog veel te doen. Zo blijkt uit onderzoek dat slechts zes procent van de bedrijven over kantoren beschikt die zijn uitgerust met toepassingen tegen geluidshinder, terwijl een derde van de werknemers aangeeft afgeleid te worden door geluidshinder in een open werkruimte zoals een kantoortuin. Op de thuiswerkplaats is de urgentie waarschijnlijk nog vele malen groter…

Kortom, het is de hoogste tijd om de eerste stappen – vijf om precies te zijn – te zetten richting een thuiswerkplek die werknemers écht in staat stelt om beter (samen) te werken.

Paul Clark, Senior Vice President EMEA bij Poly

Achtergrondgegevens:

Nog nooit hebben we zo massaal thuisgewerkt. Toch is het als concept niet nieuw. Veel bedrijven wilden er alleen lange tijd niet aan. En ook niet iedere sector is er even geschikt voor. Volgens het Talent Trends Report dat LinkedIn in 2019 publiceerde, zijn de meeste bedrijven die het werken ‘op afstand’ hebben ingevoerd, actief in de volgende sectoren. Software/IT (72%), financiële sector (62%), zakelijke dienstverlening (57%), gezondheidssector (43%) en manufacturing (43%). Naast dat het nu essentieel is om de gezondheid en veiligheid van werknemers te waarborgen, kan een flexibeler werkcultuur op de lange termijn voor meer productiviteit zorgen. Met het juiste beleid, faciliteiten en training is er meer mogelijk dan je misschien denkt.

 

 

LAAT EEN REACTIE ACHTER

Please enter your comment!
Please enter your name here