Stond het actueel maken van de database ook bij uw lijstje van goede voornemens voor 2015? En? Wees eens heel eerlijk. Wat is er het afgelopen jaar van terechtgekomen? Het gebeurt vaak dat het actueel houden van een database op de lange baan wordt geschoven. Klantafspraken, ad hoc werkzaamheden en andere deadlines krijgen vaak prioriteit, met als gevolg dat belangrijke data vergeten wordt. Hiermee laat het bedrijf kansen liggen. Immers, om leads te genereren is kwalitatieve data nodig. Hoe voorkomt u dit uitstelgedrag en maakt u het voornemen voor een rijk gevulde database in 2016 wel waar?
Wat levert het op?
Grijp het nieuwe jaar aan door gelijk een gezamenlijk moment in te plannen als startpunt. Maak voor alle functiegroepen binnen het bedrijf inzichtelijk wat het belang is van een rijke en volledige database. Een functionele database is meer dan een adresboek die door de secretaresse eens per kwartaal wordt bijgewerkt. Een goede database is de basis voor succes. Kwalitatieve data draagt bij aan het genereren van nieuwe leads. Zo is het voor de IT-manager cruciaal om te weten wanneer bepaalde softwarelicenties zijn afgesloten en nog belangrijker, wanneer deze aflopen. Zo kan hij tijdig verlengen zodat de systemen optimaal blijven functioneren. Voor sales is deze data ook relevant, het einde van een licentie biedt ten slotte een nieuwe verkoopmogelijkheid. Deel het succes met het team, zodat voor hen ook inzichtelijk is hoe zij hun bijdrage geleverd hebben.
Vele handen maken licht werk
Stel daarnaast een eindverantwoordelijke aan die de kwaliteit bewaakt, maar maak het bijhouden van de database een gedeelde verantwoordelijkheid. Iedereen binnen het bedrijf heeft relaties op verschillende niveaus en iedereen heeft baat bij de juiste actuele data. Zo kan de salesdirector behoed worden voor een grote blunder door gelijk de contactpersoon die door fraude op staande voet ontslagen is op ‘uit dienst’ te zetten. Daarnaast weet iedereen dat de klant kampt met een capaciteitsprobleem door dit onverwachte ontslag. Deze informatie biedt gelijk mogelijkheden voor sales. Zij kunnen een IT-manager naar voren schuiven om het ontstane gat op te vullen. Door als team dit soort kleine doch cruciale wijzigingen te verwerken, te delen en er op in te spelen, komt u op de klant over als een partner die meedenkt. Dit versterkt de relatie, wat uiteindelijk de business weer ten goede zal komen.
Houd het simpel
Niemand raakt gemotiveerd wanneer het actueel houden van een database een ingewikkeld proces is zonder structuur en koppelingen met andere veel gebruikte systemen. Zorg dat het bijwerken van de database daarom een eenvoudige klus blijft die ook prima tussen twee meetings door opgepakt kan worden.
Verrijk de data
Tot slot kan u de eigen data met gegevens uit een externe database verrijken. Door de jaren heen wordt vaak het contact onderhouden met dezelfde personen. Soms is het juist wenselijk om voor een specifieke vraag in contact te treden met een andere specialist. Daarnaast is geen sector zo veranderlijk als de IT-sector. Bijna de helft van de IT-Teams bestaat uit externe professionals. Het is dan ook onontkomelijk dat er af en toe een teamwissel gemist wordt. Door de eigen gegevens te spiegelen en aan te vullen met contactgegevens en informatie van een externe partij hoeft het wiel niet altijd opnieuw uitgevonden te worden. Er zijn veel externe databases beschikbaar die de kwaliteit van uw database naar het volgende niveau kunnen tillen. Kies zorgvuldig de juiste database die het beste aansluit bij uw doelstellingen.
Kortom, wanneer een ieder binnen de organisatie hetzelfde belang ervaart van een goede database en inzicht heeft in de ROI die de door hen vergaarde en verwerkte data met zich meebrengt, zal het bijwerken ervan steeds minder vaak op de lange baan geschoven worden. Door een eindverantwoordelijke aan te stellen en de eigen database te verrijken met externe data wordt dit goede voornemen in 2016 dé leadgenerator voor het bedrijf.
Katleen Antonissen, Managing Partner Computer Profile
