De lancering van Microsoft Copilot werd enthousiast ontvangen. De op AI gebaseerde ‘Copilots’ zijn onderdeel van Microsoft 365 en Microsoft Edge en kunnen als add-on worden aangeschaft via een Microsoft Enterprise Agreement (EA) of het Cloud Solution Provider (CSP) Programma.
Onze experts hebben sinds de lancering veel vragen gekregen: Wat houdt Microsoft Copilot in? Welke licenties heb ik nodig? Wat betekent Copilot voor mijn organisatie en medewerkers? En waar moet ik rekening mee houden als ik Copilot daadwerkelijk ga implementeren? Tijdens ons webinar gaf mijn collega Arwen Vink antwoord op de meest gestelde vragen.
Wil jij een Copilot voor Microsoft 365 uitproberen?
In deze blog geven we je tips om een proof of concept van Copilot voor Microsoft 365 te realiseren en je manier van werken voorgoed te verbeteren.
Kies de juiste gebruikers
Veel organisaties starten met een beperkt aantal Copilot voor M365-licenties om de technologie op kleine schaal te testen. Dat lijkt verstandig maar een te kleine pilot met ongeschikte gebruikers leidt vaak tot vermoeidheid van het proof-of-concept met niet representatieve resultaten.
Gemiddeld schaffen organisaties slechts zeven Copilot-licenties aan, vooral voor de IT-afdeling. Maar ze moeten ook kijken naar afdelingen waar de productiviteitsvoordelen het grootst zullen zijn. Wij raden daarom aan de AI-assistent te activeren bij medewerkers die er echt baat bij zullen hebben, zoals marketing en sales. Dit zal namelijk een groep enthousiaste early adopters creëren is onze ervaring.
Zorg dat je organisatie mee wil
Om Copilot goed te gebruiken en het rendement te zien, moet je de nieuwe technologie in je organisatie invoeren. Dit heet adoptie- en changemanagement.
Denk bijvoorbeeld aan Microsoft Teams. In het begin waren de eindgebruikers niet zo enthousiast. Het was een andere manier van werken en dat kost tijd om te wennen. Maar door de COVID-pandemie en het thuiswerken ging de adoptie van Teams opeens veel sneller.
Copilot betekent opnieuw een andere manier van werken. Om dat goed te doen, heb je mensen uit de hele organisatie nodig. Zo kun je samen met GenAI meer bereiken. Voor GenAI op de werkplek hebben verschillende afdelingen verschillende belangen. De juridische afdeling wil zich aan de wet houden; inkopers willen goede licenties regelen; de directie wil winst zien; de IT-afdeling wil dat systemen goed en veilig werken en ten slotte; de werknemers willen gewoon hun werk goed doen met werkende technologie.
Ervaring leert dat het goed is om vertegenwoordigers van verschillende afdelingen samen te brengen om een uitrol- en adoptieplan op te stellen. Gezamenlijke verwachtingen en doelstellingen worden hier besproken zodat de organisatie op één lijn zit. Doordat wij veel organisaties hebben geholpen met de implementatie van Microsoft Teams heeft SoftwareOne hier veel ervaring mee. Deze aanpak is inmiddels goed gefinetuned, ook bij andere organisaties inzetbaar en klaar voor gebruik.
AI-vaardigheden voor de toekomst
Het schrijven van effectieve prompts maakt een groot verschil in de ervaring met Copilot.Gebruikers moeten dan ook getraind worden in het toepassen van AI. Wat SoftwareOne betreft, hoort dit dan ook te worden meegenomen in de uitrol van Copilot voor M365. Kevin Bernstein, Practice Lead Governance, Change and Adoption bij SoftwareOne gelooft dat het verder gaat dan rendement halen uit je investering; AI-vaardigheden worden een noodzaak op de werkplek.
“Op de werkplek heb je te maken met diverse generaties en verschillend niveau van digitale geletterdheid. Jongere generaties, zoals millennials, Gen Z en Alpha, zijn meer digital native en andere generaties, zoals Gen X en Boomers, zijn beter in het voeren van echte gesprekken. Ongeacht de leeftijd van je personeel moet je AI-vaardigheden ontwikkelen. Het opleiden van het personeel, lijkt misschien een grote klus, maar is iets waar we klanten al mee helpen als onderdeel van hun uitrolprogramma,” zegt Bernstein.
Op basis van onze contacten en ervaringen heeft SoftwareOne handleidingen, demo’s, use cases, day-in-a-life guides, quick start guides en trainings- en communicatieplannen ontwikkeld, die ook bij jou ingezet kunnen worden. Zo wordt jouw stap naar Copilot een gedegen stap.
Neem jouw data onder de loep
Wanneer je Copilot voor M365 goed inzet, win je tijd. Volgens onderzoek van Microsoft onder early adopters bespaarde een op de drie mensen 30 minuten per dag en 88% voltooide taken sneller. 87% van de ondervraagde personen was het ermee eens dat ze productiever waren en 79% besteedde minder tijd aan alledaagse taken.
Organisaties die hun data echter niet hebben voorbereid, oude of verouderde bestanden niet hebben verwijderd of relevante data niet hebben gesynchroniseerd met Microsoft Graph, zullen Copilot negatief ervaren. Gebruikers zullen bijvoorbeeld merken dat de AI-assistent een verzoek niet kan uitvoeren of dat onjuiste gegevens worden gepresenteerd. Om productiviteitswinst te behalen, moeten de data van een organisatie op de juiste manier worden getagd, georganiseerd en beschikbaar zijn voor de juiste gebruikers. Het simpelweg toevoegen van Copilot voor M365 en verwachten dat het ‘out of the box’ werkt, levert geen productiviteitswinst op. We spreken dan ook wel over ‘readiness’, in het bijzonder ‘data readiness’ (Lees meer over de technische voorbereiding).
Een organisatie met goed gestructureerde, getagde en beheerde data is uiteindelijk wendbaarder, veiliger en efficiënter. De overstap naar Copilot stimuleert organisaties data goed onder de loep te nemen bij de voorbereiding op een AI-ready toekomst.
Acceptable Use Policy
Organisaties hebben verschillende redenen om Copilot nog niet helemaal te gebruiken. Maar terwijl organisaties de ROI afwegen, zetten medewerkers publieke AI-tools in. Dit brengt een groot schaduwrisico voor AI met zich mee, omdat je zo bedrijfsgegevens die misschien gevoelig zijn, openbaar maakt. Bijvoorbeeld risico’s op het vlak van:
- Intellectueel eigendom: door het gebruik van niet-gereguleerde AI-tools kunnen werknemers ook intellectueel eigendom van anderen gebruiken. Hierdoor loopt de organisatie uiteindelijk het risico om te worden aangeklaagd.
- Bronnen: veel van de huidige AI-algoritmen werken in wat in wezen een ‘black box’ is. Informatie die door een openbare AI-tool wordt gepresenteerd, wordt geaccepteerd op nominale waarde zonder dat de gebruiker echt begrijpt waar de informatie vandaan komt en of deze feitelijk correct is.
- Datagedreven beslissingen: werknemers die ongekwalificeerde informatie vervolgens gebruiken in hun werk, lopen het risico slechte of onjuiste beslissingen te nemen of onbewust onjuiste informatie te delen.
Een eerste stap voor het veilig gebruiken van AI in je organisatie is het opstellen en communiceren van een duidelijk beleid.
Jouw partner in AI
Als het gaat om AI kan het moeilijk zijn om Fear of Missing Out (FOMO) in evenwicht te brengen
et Fear of Messing Up (FOMU). Innovatieve organisaties willen graag profiteren van deze revolutionaire technologie, maar zoeken de balans met bedrijfsbehoeften en rendement op de investering. SoftwareOne heeft een wereldwijd team van consultants gespecialiseerd in de digitale werkplek en adoptie- en verandermanagement en licentie-experts die het ingewikkelde werk voor je kunnen doen.
Ervaar Copilot zelf
Ben je benieuwd wat AI voor jouw organisatie kan betekenen. Maak nu van de gelegenheid gebruik om Copilot voor Microsoft 365 live te ervaren en te testen – vanuit het comfort van je eigen werkplek!
In een online demo-omgeving krijg je de kans om zelf prompts en use-cases te testen onder begeleiding van onze AI-expert Max Ruijter.
Schrijf je nu gratis in voor één van onze Copilot workshops op donderdag 13 juni of woensdag 19 juni:
13.06.2024 van 14 tot 17 uur Bedrijven (NL)
19.06.2024 van 9 tot 12 uur Bedrijven (NL)
19.06.2024 van 14 tot 17 uur Bedrijven (ENG)
Wacht niet langer en ontdek hoe je AI kunt omarmen zonder FOMO of FOMU.
Lisa Smak, Global Service Delivery Lead Governance, Adoption & Change Management (ACM) bij SoftwareOne
