Nu we steeds flexibeler en op allerlei verschillende plekken werken, zien we steeds vaker dat medewerkers spraak- en videoconferencing gebruiken om met elkaar te overleggen. Dat geldt niet alleen voor thuiswerkers. Het geldt ook voor medewerkers op kantoor die met collega’s op andere locaties overleg willen voeren.
Deze trend van veel meer virtuele samenwerking leidt ertoe dat traditionele manieren van communicatie, zoals het online delen van documenten, e-mailen of live chatten, steeds minder voldoen. Medewerkers geven de voorkeur aan direct menselijk contact. Spraak en video voorzien daarin. Dat maakt samenwerken productiever, effectiever en prettiger.
Volgens onderzoek van Poly besteedt één op de zes medewerkers minstens een halve dag aan telefoongesprekken. 15 Procent besteedt meer dan 75 procent van de tijd op een dag aan spraak- of videosamenwerkingssessies. Hoewel er een duidelijke beweging is naar deze manier van samenwerken, gaat het nog niet altijd helemaal foutloos.
Concentratieproblemen
Open kantoren zijn al lang de norm bij de meeste organisaties. Niettemin zorgen ze bij veel medewerkers voor afleiding, waardoor ze op zoek gaan naar rustige plekken binnen het gebouw. Ook de mobiele werker heeft op een vliegveld of op andere plekken soms te maken met veel omgevingsgeluid. Dit betekent dat het mogelijk maken van een werkplek waarin medewerkers goed geconcentreerd kunnen werken, steeds belangrijker wordt.
Maar liefst negen op de tien medewerkers zijn gefrustreerd door afleiding tijdens een telefoongesprek of video-call. Zij vinden het moeilijk om zich te concentreren. Als ze aan het woord zijn in een call, horen de andere deelnemers vaak achtergrondgeluiden. Tegelijkertijd horen collega’s in dezelfde ruimte het hele gesprek, waardoor zij op hun beurt ook weer snel worden afgeleid. Daarnaast gaan telefoons over of horen ze misschien het verkeer buiten.
Minder afleiding dankzij technologie
Het terugdringen van geluiden die afleiden van het werk is mogelijk met technologie. Die moet wel makkelijk te configureren en flexibel zijn. Zo kun je in een open ruimte stille zones creëren, waar medewerkers zich terug kunnen trekken voor een belangrijk telefoongesprek of een taak die veel concentratie vraagt.
Wanneer iemand het liefst op zijn plek wil blijven zitten – of dat nu op kantoor is of thuis – maar zo weinig mogelijk last wil hebben van omgevingsgeluiden, is een speciale hoofdtelefoon met noise-cancellingeen goede oplossing. Deze kun je overal gebruiken waar dat maar nodig is.
Door medewerkers in de gelegenheid te stellen aparte stille ruimtes met goede audio- en video-oplossingen te gebruiken – de zogenaamde huddle rooms – vergroot je de productiviteit. Drie op de vier medewerkers beamen dat en zeggen dat ze vaker op kantoor zouden komen werken en productiever zouden zijn wanneer er minder afleiding zou zijn.
Op dit moment vindt meer dan de helft van de medewerkers dat hun organisatie meer kan en moet doen aan het terugdringen van afleiding op kantoor. Bijvoorbeeld door het creëren van stiltezones, het stellen van regels over geluid of het aanpassen van de kantoorinrichting. Het wordt tijd dat organisaties deze feedback ter harte nemen en op zoek gaan naar manieren om hun medewerkers productiever te maken.
Andrew Hug, Vice President Sales Engineers EMEA bij Poly
